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8 cuidados essenciais para proteger informações corporativas

Cada vez mais comuns, os aplicativos de mensagens podem trazer muita dor de cabeça para funcionários e empresas se não forem utilizados de maneira adequada, podendo até colocar a carreira de um profissional em risco, conforme especialistas.

“As empresas precisam pensar em mitigar riscos por meio de ações de cultura e ética no perfil da empresa, e depois pensar em outras ações para conter possíveis riscos com seus funcionários”, afirma Renato Trindade, gerente executivo da Page Personnel, empresa especializada em recrutamento.

“Outro ponto importante é adotar medidas básicas de cibersegurança”, destaca Fábio Pereira, sócio da área de Tecnologia da Informação do Veirano Advogados.

Confira abaixo a análise completa dos dois executivos, que listaram um total de oito cuidados essenciais para que empresas e colaboradores não caiam em armadilhas.

1 – Cultura de ética (sua empresa investe em treinamentos?)

Ter uma equipe de segurança de dados é importante? Sim. Porém, uma forma eficiente de mitigar os riscos de vazamento de dados da sua empresa é investir em cartilhas e treinamentos pontuais sobre a utilização de redes sociais e compartilhamento de dados. “É importante investir em treinamentos que expliquem o que é informação sensível na empresa e o que pode ser compartilhado. Por mais trivial que pareça, mudar o hábito da utilização das informações e inserir uma cultura de ética aos poucos pode prevenir vazamentos de dados sensíveis. Deixe sempre disponível uma cartilha on-line para os colaboradores, caso eles tenham alguma dúvida mesmo fora do horário comercial”, afirma Renato Trindade.

Fábio Pereira ressalta a importância de que esses treinamentos sejam periódicos e obrigatórios. “Principalmente quando uma empresa lida com dados de clientes. Muitos clientes somente contratam uma empresa ou escritório de advocacia se comprovarem que os treinamentos são atualizados e frequentes”, afirma.

2 – Utilize a cartilha de ética e sigilo de informações da empresa (esse é o seu guia de ações no dia a dia)

As corporações costumam passar a sua cartilha de ética e de sigilo de informações para os novos colaboradores. Mas, em muitos casos, é comum ver esses “guias” guardados nas gavetas dos profissionais. “Utilize as cartilhas de ética e sigilo de informações como seu guia. Exija dos responsáveis atualização das informações e tire dúvidas sobre o que pode e o que não pode ser compartilhado. Invista cinco minutos falando com a área de Recursos Humanos ou de Comunicação. Caso tenha alguma dúvida, você pode ter sua carreira preservada e evitar prejudicar a imagem da empresa que trabalha”, fala.

Já o advogado Fábio Pereira ressalta que a maioria das informações do empregador são de natureza confidencial, mesmo aquelas que circulam em e-mails corporativos e em dispositivos móveis. “O ideal é não misturar a vida pessoal com a profissional em e-mails corporativos e em celulares”, diz.

3 – Cuidado máximo com redes sociais (todas as áreas precisam ter acesso a elas?)

Redes sociais podem ajudar na dinâmica do trabalho, mas será que todas as áreas precisam mesmo ter acesso a esses serviços no ambiente corporativo? “Algumas áreas como marketing e comunicação utilizam as redes sociais e até mesmo aplicativos de compartilhamento de mensagens para facilitar a dinâmica ou como ferramenta de trabalho. Porém, algumas áreas que têm acesso a informação sensível, não deveriam estar conectadas em redes sociais durante o horário de trabalho. Vale a empresa avaliar junto à área de segurança da informação se é mesmo necessário que determinadas células da sua empresa utilizem as redes sociais. Filtrando dessa forma, você estará mitigando riscos na sua empresa e evitando possíveis demissões por compartilhamento de dados sensíveis”, comenta o gerente executivo.

4 – Utilização correta de aplicativos de mensagens (formalize e compartilhe dados importantes apenas por meio de e-mail corporativo)

A facilidade de compartilhar rapidamente um conteúdo por meio de aplicativos de mensagens é instigante. Porém, nem sempre é o mais adequado. “É natural que algumas questões sejam tratadas, até mesmo pela dinâmica e velocidade, por aplicativos de mensagens. Mas atente-se a compartilhar apenas o trivial através desse tipo de serviço. Lembre-se que são aplicativos criptografados, ou seja, sua empresa não conseguirá recuperar informações perdidas. E, ainda, se for alguma informação sensível à estratégia da empresa, não será possível avaliar quantas pessoas e quem teve acesso a esses dados. Formalize o que for importante por e-mail.

Afinal, é estimado que até 2020 haverá ao menos 50 bilhões de dispositivos no mundo capazes de abrigar algum grau de inteligência artificial, que poderão disseminar os dados da sua empresa automaticamente. Pensemos aqui em smartphones também, com aplicativos de mensagens. Os exemplos da utilização indevida desses app estão aí: vazamento de informações e dados gerando crise de imagem, fake news e informações compartilhadas sem consentimento”, alerta o executivo.

Neste ponto, Fábio afirma que o mais seguro mesmo é tratar todas as informações por e-mail, na maior medida possível. “E-mails estão protegidos nos servidores da empresa, ou em serviços em nuvem, possuem backup e podem ser recuperados. Sem esquecer, ainda, que o empregador é o “dono” do e-mail corporativo e das informações da empresa que trafegam através deles. Assim, exceto se se tratar de um aplicativo corporativo de troca de mensagens, o ideal é seguir por e-mail mesmo.”, indica o advogado.

5 – Contrato de sigilo para os colaboradores (afinal, as informações não ficam somente no banco de dados da empresa)

Nessa parte, Fábio Pereira é categórico: levar informações confidenciais de uma empresa para outra pode configurar crime de concorrência desleal. “Portanto, é importantíssimo observar todas as cláusulas e restrições contidas em contratos de confidencialidade, contratos de trabalho e políticas internas da empresa”.

6 – Cuidados fora do expediente (mesmo após o horário comercial os colaboradores ainda são a imagem da empresa)

Isso faz parte da cartilha de ética e cuidados em redes sociais. É importante lembrar aos colaboradores por meio de treinamentos que, mesmo fora do ambiente corporativo, eles ainda são uma parte da imagem da empresa. “É natural que os profissionais utilizem redes sociais em seu momento de lazer, mas é necessário evitar atitudes desagradáveis on-line. Não compartilhar fake news, não compartilhar qualquer informação da empresa que não esteja na página oficial e disponível para compartilhamento, não envolver o nome da empresa em polêmicas desnecessárias e não tentar defender sua empresa em caso de crise, deixe sempre para a área responsável”, afirma o gerente executivo.

7 – Estar off-line não significa segurança da informação (o que você fala num happy hour, por exemplo, pode ser prejudicial à sua empresa)

O que você fala para amigos e familiares pode danificar seriamente a imagem da sua empresa. Compartilhar informações, tirar dúvidas ou mesmo pedir sugestões profissionais para pessoas próximas é normal, mas observe bem o ambiente antes de falar sobre a sua empresa. “Se você está num local público, evite falar sobre informações sigilosas. Afinal, a mesa ao lado pode ter um profissional concorrente escutando e até mesmo gravando o que você está discutindo. Uma vez que a informação esteja on-line por meio de aplicativos de mensagens ou redes sociais, ela nunca mais sairá da web”, diz Renato.

Fábio concorda com a importância de evitar conversas sobre assuntos de clientes em qualquer local fora do ambiente corporativo. “Mesmo de forma não intencional, o compartilhamento de informações pode gerar consequências prejudiciais à empresa e ao empregado”, diz.

8 – Formalize qualquer ação de urgência (invista ao menos 10 minutos formalizando os processos)

Todo profissional pode passar por situações emergenciais em uma empresa. Crises, reposicionamentos ou algum problema técnico fazem parte da rotina das grandes corporações. Porém, mesmo que seu gestor direto peça ações rápidas e que fujam do protocolo, é importante o registro formal das suas atividades antes de agir.

“Mesmo que exijam agilidade em determinada ocasião, procure reservar 10 minutos para registrar e formalizar as atividades que fogem ao blocked de atuação da empresa que você trabalha. Se for solicitado que passe informações sigilosas por meio de aplicativos de compartilhamento de mensagens, por exemplo, registre no ato o que está fazendo. Caso a empresa tenha algum problema de vazamento de dados decorrente da sua atuação, você estará seguro e respaldado pelo seu registro de atividades. É importante pedir para o gestor formalizar a solicitação também”, sugere Renato.