Os custos de propriedade se dividem em dois grupos fundamentais: os de infraestrutura e os de adequação funcional, que aumentam devido à complexidade do meio empresarial.

Ao selecionar um sistema ERP para sua empresa, vários fatores devem ser analisados. Um dos principais é o grau de aderência do novo sistema aos processos da empresa, item com grande impacto no valor do investimento da implantação. Processos podem ser revisados e ajustados ao paradigma que o novo ERP traz, assim como o software precisa ser modelado para as peculiaridades da empresa. Esse é o custo/investimento de implantação do ERP.

O custo de propriedade está focado no custo da manutenção do sistema após a implantação. Esse custo será abatido dos benefícios obtidos pela adoção do sistema, tais como aumento de produtividade e redução dos custos de operação manual ou com o sistema anterior. Para que o ERP seja viável, essa conta deve ser positiva.

Os custos de propriedade do ERP se dividem em dois grupos fundamentais: os de infraestrutura (hardware de servidores, computadores e redes locais), que têm caído a cada dia, e os de adequação funcional, que aumentam continuamente devido à complexidade do meio empresarial.

Modificações legais, novas práticas de mercado e até mesmo novas diretrizes estratégicas da empresa significam necessidade de modificação no ERP. Os fabricantes adotam duas posturas diferentes para adequação dos seus produtos, e cada uma traz diferentes resultados com impacto significativo no custo de manutenção.

A postura mais convencional dos fabricantes é a readequação do sistema ERP por meio de customizações, permitindo alcançar um alto grau de aderência aos processos de cada empresa. No entanto, a adequação do sistema para um único cliente significa que os custos de manutenção serão arcados exclusivamente por ele. Além disso, cada nova versão regular do ERP implicará a necessidade de uma análise de impacto nas customizações de cada cliente, incorrendo em novos custos.

Uma forma diferente de atender às adequações é o “Fonte Único”, ou seja, uma única versão que atende a todos os clientes com todas as evoluções incorporadas. Essa abordagem traz como benefício uma evolução acelerada do ERP, pois, ao atender a todas as demandas, as modificações são implementadas mais rapidamente, além de diminuir os custos, que também serão partilhados. A migração para uma nova versão será facilitada, pois as modificações incorporadas fazem parte do plano de troca de versão de todos os clientes. Ao ter as demandas comuns atendidas com agilidade e qualidade, a empresa cliente pode focar sua área de TI no atendimento às especificidades do seu negócio.